O gerenciamento de documentos e conteúdo na nuvem

De acordo com a Association for Intelligent Information Management (AIIM), gerenciamento de documentos é “o software que controla e organiza documentos em toda a organização”. De acordo com o Merriam-Webster, a computação em nuvem é “a prática de armazenar dados de computador usados ​​regularmente em vários servidores que podem ser acessados ​​pela Internet”.

Em resumo, o gerenciamento de documentos em nuvem é um software que controla e organiza documentos armazenados em vários servidores e acessados ​​pela internet.

Por que a nuvem é o futuro do gerenciamento de documentos?

A nuvem é o futuro do gerenciamento de documentos porque é a maneira mais fácil e eficiente de acessar e organizar seus documentos, não importa onde seu trabalho o leve. Na verdade, espera-se que o setor de software como serviço (SaaS) se expanda para um valor de mais de US$ 400 bilhões até 2025. Por que esse é o caso?

O local de trabalho está se tornando remoto – goste ou não, o trabalho remoto está aqui para ficar. De acordo com a Associated Press, a Amazon, um dos maiores empregadores do mundo, anunciou em 2021 que permitiria que muitos de seus funcionários trabalhassem em casa indefinidamente. Esse novo mundo de trabalho significa que os funcionários precisam acessar conteúdo relacionado ao trabalho pela Internet, e é aí que o gerenciamento de documentos na nuvem se torna uma necessidade.

O ecossistema digital está evoluindo. As tendências em mudança estão informando como fazemos nosso trabalho diário. Já se foram os dias em que todas as linhas de negócios eram gerenciadas dentro do mesmo aplicativo ou família de aplicativos. A empresa moderna de hoje conecta diferentes sistemas com plataformas de serviços de conteúdo e outras semelhantes. Reunir aplicativos é essencial para criar uma experiência de usuário única e intuitiva, pois os aplicativos modernos estão se tornando mais especializados e conectados.

Quais são os benefícios do gerenciamento de documentos baseado em nuvem?

O gerenciamento de documentos e conteúdo na nuvem oferece vários benefícios, incluindo:

Backups robustos de seus dados—Ao contrário de uma solução interna, o conteúdo da nuvem é copiado dezenas ou mesmo milhares de vezes, garantindo que você não perca informações importantes. Essas informações podem ajudá-lo a tomar decisões informadas e manter os negócios em movimento. Muitos provedores de nuvem hospedam backups em vários data centers, o que pode oferecer suporte à continuidade dos negócios e ajudá-lo a se recuperar rapidamente de desastres — se uma dessas instalações estiver inativa, seus dados e serviços geralmente não estarão.

Proteja informações confidenciais—Além de fornecer backups e várias zonas de disponibilidade para seus dados, os serviços em nuvem geralmente vêm com atualizações e patches automáticos e provavelmente têm mais funcionários dedicados a proteger informações armazenadas ou movidas para e da nuvem. Alguns fornecedores de nuvem podem até oferecer soluções especializadas com base nas necessidades de setores altamente regulamentados, como finanças, que são incorporadas ou podem ser adicionadas à sua solução de nuvem existente – com configuração mínima no final da sua organização. Isso é ótimo para organizações que não podem ou não querem dedicar uma equipe extensa ou recursos tecnológicos à segurança cibernética.

Acesso em qualquer lugar — Na era do trabalho remoto, muitos profissionais estão deixando os centros estabelecidos do setor e instalando escritórios domésticos em outros lugares. Os serviços em nuvem facilitam a colaboração e a comunicação entre equipes remotas e presenciais, tornando sua organização mais flexível na forma como adquire e apoia talentos. Além disso, o acesso em qualquer lugar pode simplesmente ajudar os processos de negócios a se moverem mais rapidamente. Digamos que haja uma interrupção em um processo sensível ao tempo que precisa que um funcionário ou função específica volte a funcionar – se esse processo estiver na nuvem, esse funcionário ou alguém nessa função pode fazer o que precisa fazer, mesmo que esteja não consegue chegar ao escritório em tempo hábil. A capacidade de lidar com essas situações torna sua empresa mais eficiente, ao mesmo tempo em que oferece a capacidade de responder rapidamente às forças e mudanças do mercado.

Baixa manutenção—Uma solução em nuvem geralmente implica baixo ou nenhum custo de hardware, bem como atualizações automáticas que mantêm os sistemas atualizados para todos. Com sua equipe de TI livre para descarregar alguns desses itens, bem como backups de segurança e dados para outro fornecedor ou serviço, eles podem se concentrar em novos projetos, aquisições ou responder a tickets mais rapidamente. Uma equipe de TI ágil significa um negócio mais robusto, especialmente quando se trata de continuidade de negócios.

Como escolho o sistema de gerenciamento de documentos na nuvem certo?

Em última análise, mesmo quando a decisão de migrar para a nuvem é clara, fica ainda mais claro que nem todos os sistemas de gerenciamento de documentos na nuvem são criados iguais. Embora não existam regras rígidas e rápidas, aqui estão alguns fatores que você pode considerar ao comprar soluções:

Flexibilidade — tanto em capacidade quanto em preço, a flexibilidade pode ser importante dependendo de suas necessidades. Os setores podem mudar em um instante, por isso é importante que sua organização seja capaz de se adaptar o mais rápido possível às interrupções e mudanças no mercado.

Capacidade robusta — se o seu sistema de gerenciamento de documentos em nuvem pode lidar com uma tarefa por conta própria ou se integrar a uma plataforma que faz isso, você quer ter certeza de que ele pode lidar com as necessidades atuais da sua organização e possíveis iniciativas futuras.

Compatibilidade — embora esses sistemas possam ser revolucionários, você deseja ter um novo sistema para implantar perfeitamente na maioria ou em todos os ecossistemas digitais que você já desenvolveu. Sistemas em silos devem ser evitados tanto quanto possível na era dos serviços de conteúdo, onde diferentes linhas de negócios trocam informações com frequência.

A jornada para encontrar o sistema de gerenciamento de documentos na nuvem certo pode ser assustadora – baixe nosso guia para saber mais sobre por que as organizações precisam de gerenciamento de documentos e como você pode adquirir a solução certa para sua organização.